Ako prejsť na nový fakturačný systém bez straty dokladov a duplicít

Najprv si určite, čo prenášate a čo iba uchovávate

Pri zmene programu nemusíte za každú cenu presunúť celú históriu do rovnakého formulára. Oddelte údaje, s ktorými budete pracovať ďalej, od dokladov, ktoré potrebujete bezpečne uchovať a dohľadať. Zoznam odberateľov je niečo iné ako už vystavené faktúry, ich prílohy a história úhrad.

Praktický cieľ je jednoduchý: nové doklady vznikajú na jednom dohodnutom mieste a pri starých viete zistiť, komu patria, čo sa dodalo a koľko ešte zostáva zaplatiť. Nižšie je pracovný plán migrácie, nie požiadavka na zmenu účtovného obdobia.

1. Zvoľte dátum prechodu a zodpovednú osobu

Prvý deň mesiaca alebo roka býva organizačne prehľadný, ale samotná výmena programu nie je dôvodom meniť dátumy dodania. Prechod si dohodnite s účtovníkom a ľuďmi, ktorí doklady vystavujú. Zapíšte si, odkedy sa nové obchody fakturujú v novom systéme a kto dokončí rozpracované prípady.

Počas prípravy môžu byť dostupné oba programy. Nesmú však bez jasného rozdelenia súčasne vystavovať faktúry za tú istú objednávku. Zodpovednosť musí zahŕňať aj e-shop, opakované faktúry a ďalšie automatické zdroje, nielen ručné vystavovanie.

2. Pred vypnutím starého účtu vytvorte použiteľný archív

Zákon o účtovníctve rieši ochranu a uchovávanie účtovnej dokumentácie aj preukázateľnosť záznamov. Zmena dodávateľa softvéru tieto povinnosti neruší. Lehoty závisia od druhu dokumentácie a súvisiacich predpisov; nepredpokladajte, že po exporte adresára môžete staré doklady zmazať.

Export nestačí iba stiahnuť. Otvorte náhodne vybrané doklady, skontrolujte čitateľnosť, prílohy a zhodu počtov. Zistite, či sú v balíku aj opravné doklady a údaje o úhradách. Overte si prístup po skončení predplatného a nespoliehajte sa naň bez dohody.

• Vystavené aj prijaté doklady v dostupnom pôvodnom a čitateľnom formáte; pri štruktúrovaných e-Faktúrach zachovať aj XML.
• Prehľad úhrad, nedoplatkov, záloh a súvisiacich opravných dokladov.
• Objednávky, dodacie listy a dôležité prílohy, ktoré vysvetľujú obchodný prípad.
• Export adresára a katalógu aj s identifikátormi, ktoré používate v prepojeniach.
• Bezpečne uložená záloha a skúška, že ju vie oprávnená osoba naozaj otvoriť.

• Slov-Lex: zákon o účtovníctve, § 31 až 35
• Súvisiace: lehoty a pravidlá archivácie faktúr

3. Adresár a katalóg prenášajte v malej skúšobnej dávke

Najprv si stiahnite vzor importu z nového programu a porovnajte stĺpce. Pozor na vedúce nuly, diakritiku, meny, ceny s DPH a bez DPH, sadzby a kódy položiek. Tabuľkový program môže identifikátor nepozorovane zmeniť na číslo alebo dátum.

Vyberte niekoľko odlišných záznamov: firmu s IČ DPH, neplatiteľa, zahraničného odberateľa a produkt s jednotkou či špecifickou daňovou kategóriou. Po importe ich otvorte a skontrolujte. Až potom pokračujte so zvyškom. Opakovaný import nerobte naslepo; zistite, čo systém považuje za duplicitu a čo aktualizuje.

V skFaktura.sk je CSV import odberateľov a produktov dostupný v programe Pro. Má samostatné režimy pre nové záznamy a aktualizácie. Tento CSV import nie je univerzálny import histórie vystavených faktúr, platieb či účtovných zápisov z ľubovoľného programu.

• Návod: CSV import odberateľov, produktov a aktualizácií

4. Nastavte číslovanie a firemné údaje pred prvou ostrou faktúrou

Rozhodnite, či budete pokračovať v existujúcom číselnom rade, alebo použijete nový jednoznačne odlíšený rad. Pri faktúrach podľa zákona o DPH treba zachovať požiadavku poradového čísla založeného na jednom alebo viacerých radoch, ktoré faktúru jednoznačne identifikuje. Prečíslovanie už vystavených dokladov nie je bežným krokom migrácie.

Skontrolujte názov firmy, IČO, DIČ, skutočný status DPH, adresu, bankový účet, splatnosť, menu a odosielací e-mail. Vyskúšajte koncept a jeho náhľad. Prvý ostrý doklad má zodpovedať skutočnému obchodu, nie slúžiť ako náhodný test rozosielania.

• Slov-Lex: zákon o DPH, § 74 ods. 1 písm. c)
• Podrobne: číselné rady a zmena fakturačného systému
• Návod: prvé nastavenie účtu a fakturácie

5. Neuhradené faktúry nie sú nové tržby

Starú faktúru nevystavujte znovu ako novú len preto, aby sa objavila v novom programe. Vznikla by ďalšia identita dokladu a riziko dvojitého zaúčtovania či odoslania upomienky. Ak nový systém nepodporuje riadny prenos histórie, dohodnite si s účtovníkom oddelenú evidenciu starých otvorených položiek.

Príklad: k dátumu prechodu máte 63 vystavených faktúr, z ktorých štyri nie sú úplne uhradené. Všetkých 63 zachováte v archíve. Pri štyroch otvorených evidujete pôvodné číslo, celkovú sumu, skutočné úhrady a zostatok. Nevystavíte štyri nové faktúry na rovnaké dodania.

Osobitnú pozornosť venujte prijatým zálohám a budúcim vyúčtovaniam. Nestačí preniesť iba zostatok na účte: nový doklad musí nadväzovať na skutočnú históriu. Vopred si ujasnite aj to, kde vystavíte opravu starej faktúry.

• Súvisiace: čiastočné úhrady a zostávajúci nedoplatok

6. Prepnite automatizácie a doručovanie kontrolovane

Pri migrácii sa ľahko zabudne na opakované faktúry, bankové upozornenia, upomienky, e-shop a prístupy účtovníka. Spíšte si ich a pri každom určite, kedy prestane pracovať staré riešenie a kedy začne nové. Samotný prenos zákazníkov tieto nastavenia nepresunie.

Ak ste pripojení do Peppolu, zmena fakturačného programu nemusí byť zmenou digitálneho poštára. Ak meníte aj poštára, riešte migráciu existujúcej identity s poskytovateľmi a overte príjem. Nie je to dôvod vytvárať ďalšiu firmu alebo bez dohody rušiť funkčné doručovanie.

• Finančná správa: FAQ, časť II, otázka 46 o migrácii medzi poštármi
• Súvisiace: podrobná príprava na Peppol a e-Faktúru

7. Urobte záverečné porovnanie s účtovníkom

Pred ukončením starého prístupu porovnajte počty dokladov, otvorené zostatky po jednotlivých menách a vzorku odberateľov či položiek. Účtovníkovi odovzdajte dátum prechodu, číselné rady a miesto starého archívu. Prvý export z nového programu si overte na malej vzorke; rovnaká prípona XML ešte neznamená rovnaký účtovný formát.

Za dokončený prechod považujte stav, keď viete vystaviť nový správny doklad, doručiť ho, zaznamenať skutočnú úhradu a nájsť starý doklad aj jeho prílohu. Až potom riešte zrušenie nepotrebných prístupov podľa zmluvných podmienok a bezpečne uschovaných údajov.

• Návod: exporty a odovzdanie podkladov účtovníkovi

Časté otázky

Aktuálnosť a rozsah

Overené k 1. novembru 2026 podľa zákona o účtovníctve, pravidiel číslovania faktúr, informácií Finančnej správy a aktuálneho rozsahu CSV importu skFaktura.sk. Článok je organizačným návodom, nie prísľubom automatického prenosu z každého systému. Prenos účtovníctva, daňové úpravy a individuálne archivačné povinnosti dohodnite s účtovníkom.